Competenze
L’Attività è costituita da fasi differenti ovvero:
Prima Fase, relativa alla “Protocollazione in Entrata” di tutta la corrispondenza pervenuta al Protocollo del Settore;
Presa in carico di tutte le note inviate dai vari Settori e poste in “Evidenza” per la successiva assegnazione ai Servizi e/o Unità;
Presa in carico dei numeri di protocollo sul Registro PROCON, delle Proposte, in ”Evidenza” per il Settore, sul software MAIA, previo, controllo e verifica del relativo Formato Digitale inviato dai vari Uffici, sulla piattaforma GMAIL, all’account dfbragioneriagenerale@comune.palermo.it, e successivo inoltro, via mail, ai Servizi e/o Unità competenti del Settore, se la superiore attività, risulti positiva, altrimenti, è fatto obbligo la predisposizione di apposita mail, per comunicare la non conformità del formato al Settore proponente gs. Direttiva del Segretario Generale del 2018 e successive modifiche ed integrazioni;
Annotazione su Foglio Excel, di tutte le Proposte DFB pervenute e monitoraggio delle stesse, sino al loro invio in Segreteria Generale; Tale operazione così come quella dei successivi passaggi delle Proposte, per il prosieguo della proposta all’interno del Settore, viene eseguita dal Responsabile U.O. congiuntamente al Soggetto incaricato, facente parte dello Staff del Vice Ragioniere Generale;
Protocollazione degli Assegni/Vaglia ricevuti, e consegna ai Servizi, mediante annotazione su Libretto consegna Posta oppure mediante scansione, e-mail al Servizio competente.
Seconda Fase, relativa alla “Protocollazione in Uscita” delle note esitate dai vari Servizi e/o Unità, previa scansione di eventuali allegati, gs. Circolare dell’Area dell’Innovazione n. 949488 dell’11/08/17 con le seguenti modalità:
Tramite “Corriere” per la corrispondenza da recapitare a Soggetti esterni l’Amministrazione, quali persone fisiche e giuridiche, Enti vari, etc…previa compilazione di apposite buste e cartoncini per Racc. A/R, solamente buste per Racc. semplici e Posta Prioritaria in ogni caso riepilogate, in apposite distinte per tipologia di spedizione, preventivamente protocollate su Maia, entro il giorno successivo la protocollazione;
Posta “a Cassetta” consegna di note non urgenti a Palazzo di Città;
Posta “a Libretto” consegna di note, corrispondenza per la Tesoreria Comunale e Settori l’A.C., con registrazione su” Libretto del Settore” e con l’ausilio di un Incaricato del Settore.