Per legalizzare la fotografia il  richiedente si deve presentare personalmente munito di un valido documento di identità. In alternativa si può fare una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà (art.47 DPR 445/2000).In caso di minore di età è sempre indispensabile la presenza fisica del minore al momento dell'attività autenticatoria. (art.34 del D.P.R. 28.12.2000 n.445) L'autenticazione delle copie consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve indicare data e luogo del rilascio, numero dei fogli impiegati, nome e cognome, qualifica rivestita e apporre la propria firma ed il timbro dell'ufficio. (art.18 del D.P.R. 28.12.2000 n.445)

Se il documento autenticato o la fotografia legalizzata devono essere consegnati all'estero,s e si vuole che mantengano validità legale a tutti gli effetti, la firma del dipendente comunale autenticatore deve a sua volta essere legalizzata o apostillata nell'apposito Ufficio presso la Prefettura di Palermo.

 L'autenticazione di copie di atti è sempre soggetta all'imposta di bollo (tabella A del D.P.R. 642/72)  a meno che non siano previste specifiche esenzioni per il particolare uso al quale tali documenti sono destinati (tabella B del D.P.R. 642/72); in questi casi, la norma di esenzione deve essere espressamente indicata sul documento.